Dans une petite entreprise, le temps perdu se cache dans les tâches qu’on fait sans y penser : recopier une commande, relancer une facture, envoyer le même e-mail pour la dixième fois de la semaine. Prises une par une, elles semblent minuscules. Additionnées, elles mangent souvent plusieurs heures par semaine.
Cette checklist automatisation vous aide à les repérer. Elle liste 25 tâches que les TPE et PME automatisent le plus souvent, classées par service. Prenez dix minutes, cochez celles que vous faites encore à la main, et vous saurez exactement par où commencer.
Comment utiliser cette checklist
Pour chaque tâche, posez-vous trois questions. Est-ce que je la fais au moins une fois par semaine ? Est-ce qu’elle suit toujours les mêmes étapes ? Est-ce qu’une erreur de recopie peut me coûter cher ? Si vous répondez oui à au moins deux questions, la tâche est une bonne candidate à l’automatisation.
Commencez ensuite par les tâches les plus fréquentes et les plus simples. Une première automatisation réussie en une journée vaut mieux qu’un grand projet qui ne voit jamais le jour.
Commercial et prospection
- Enregistrer automatiquement chaque nouveau contact de formulaire dans votre CRM ou un tableur
- Envoyer un e-mail de bienvenue dès qu’un prospect laisse ses coordonnées
- Relancer les devis sans réponse après 3 et 7 jours
- Préparer un premier jet de message de prospection personnalisé avec l’IA
- Prévenir le commercial par message dès qu’un prospect important ouvre un devis
La prospection est souvent le meilleur point de départ, car chaque relance oubliée est un client potentiel perdu. Pour aller plus loin, découvrez comment un agent IA de prospection peut travailler pour vous jour et nuit.
Administratif et finance
- Générer les factures à partir d’un devis accepté
- Relancer automatiquement les factures impayées
- Classer les factures fournisseurs reçues par e-mail dans le bon dossier
- Envoyer les justificatifs du mois à votre expert-comptable
- Mettre à jour un tableau de suivi de trésorerie chaque semaine
La facturation est l’un des chantiers les plus rentables : moins d’oublis, moins de retards de paiement. Notre guide pour automatiser sa facturation avec l’IA détaille la marche à suivre.
Service client
- Répondre automatiquement aux questions fréquentes avec un chatbot
- Accuser réception de chaque demande avec un délai de réponse
- Trier les e-mails entrants par sujet et par urgence
- Envoyer un questionnaire de satisfaction après chaque prestation
- Demander un avis Google aux clients satisfaits
Un chatbot d’entreprise peut traiter une grande partie des questions simples, de jour comme de nuit, et ne transférer à votre équipe que les demandes qui ont besoin d’un humain.
Marketing et communication
- Publier vos posts sur plusieurs réseaux à partir d’un seul calendrier
- Décliner un article de blog en posts, e-mail et résumé avec l’IA
- Ajouter les nouveaux inscrits de votre newsletter à une séquence d’e-mails
- Envoyer un rapport mensuel de vos statistiques web
- Préparer des idées de contenus chaque semaine avec ChatGPT
Organisation interne et RH
- Créer automatiquement les accès et documents d’un nouveau salarié
- Centraliser les demandes de congés dans un seul outil
- Envoyer un récapitulatif des tâches de la semaine à l’équipe
- Transformer les comptes rendus de réunion en liste d’actions
- Sauvegarder automatiquement vos fichiers importants
Quel outil pour quelle automatisation ?
La plupart de ces tâches se règlent avec un outil d’automatisation sans code, relié à vos logiciels habituels et, si besoin, à l’IA.
| Outil | Idéal pour | Niveau |
|---|---|---|
| Zapier | Démarrer vite avec des automatisations simples | Débutant |
| Make | Des scénarios plus complets à un coût maîtrisé | Débutant à intermédiaire |
| n8n | Des workflows avancés avec de l’IA, hébergeables chez vous | Intermédiaire à avancé |
| ChatGPT | Rédiger, résumer, trier et classer les textes | Tous niveaux |
Pour choisir en détail, lisez notre comparatif Make vs Zapier vs n8n.
Par où commencer : la règle des trois premières automatisations
Vous avez coché dix tâches ? Ne les attaquez pas toutes en même temps. Choisissez-en trois :
- La plus fréquente : celle que vous faites tous les jours. C’est elle qui libère le plus de temps.
- La plus risquée : celle où un oubli coûte cher, comme une relance de facture ou de devis.
- La plus simple : celle que vous pouvez automatiser en une heure, pour vous prouver que ça marche.
Une fois ces trois automatisations en place, mesurez le temps gagné sur un mois. C’est cette mesure qui vous dira où investir ensuite.
Le faire vous-même ou vous faire accompagner ?
Si vous aimez apprendre et avez quelques heures devant vous, vous pouvez mettre en place vos premières automatisations seul. Notre formation automatisation IA vous montre comment, sans écrire une ligne de code, avec des modèles prêts à l’emploi.
Si vous préférez déléguer, notre agence d’automatisation IA analyse vos process, choisit les bons outils et met en place les workflows pour vous. Vous gardez la main, sans y passer vos soirées. Découvrez aussi nos services d’automatisation des tâches.
Questions fréquentes
Quelles tâches automatiser en premier dans une TPE ? Celles qui sont fréquentes, répétitives et toujours identiques : relances de devis et de factures, saisie des contacts, réponses aux questions fréquentes. Ce sont aussi les plus faciles à automatiser.
Faut-il savoir coder pour automatiser ses tâches ? Non. Zapier, Make et n8n fonctionnent par blocs visuels à relier entre eux. La plupart des automatisations de cette checklist se font sans code.
Combien de temps faut-il pour mettre en place une automatisation ? Une automatisation simple, comme enregistrer un formulaire dans un tableur, prend en général moins d’une heure. Un workflow complet avec plusieurs outils et de l’IA demande plutôt quelques jours.
L’automatisation va-t-elle remplacer mes salariés ? Non, elle supprime surtout les tâches répétitives que personne n’aime faire. Votre équipe garde le temps pour les clients, la qualité et les décisions.
Comment savoir si une automatisation est rentable ? Multipliez le temps gagné chaque semaine par votre coût horaire, et comparez au prix de l’outil. Une tâche d’une heure par semaine représente déjà une cinquantaine d’heures par an.
Passez à l’action cette semaine
Vous avez maintenant votre liste. Gardez-la ouverte, cochez vos trois premières automatisations et fixez-vous une date pour les lancer. Et si vous voulez un regard extérieur sur vos process, 30 minutes suffisent pour repérer vos plus gros gisements de temps.